Vidokezo vya kuchagua mfumo wa usimamizi wa biashara unaofaa zaidi mahitaji yako

Ujumbe wa kibiashara: Toleo la sasa kwenye soko la mifumo ya usimamizi wa biashara ndogo ni pana sana. Wakati huo huo, kuchagua programu sahihi ni uamuzi muhimu sana. Baada ya yote, hutaki kujua baada ya wiki chache kuwa ulifanya chaguo lisilofaa, badilisha hadi programu nyingine na ufunze timu nzima tangu mwanzo. Kwa hivyo unaweza kuvinjari soko lililojaa watu wengi na kuchagua programu ambayo itakua nawe huku ukiendelea na mitindo ya hivi punde? 

Angalia vidokezo vyetu kuhusu jinsi ya kuchagua mfumo bora wa biashara yako na mahitaji ya programu ya habari inapaswa kukidhi.

Kwa nini utumie mfumo wa usimamizi wa biashara ndogo?

Kuna sababu nyingi kwa nini biashara inapaswa kutumia programu ya biashara. Sio tu kampuni kubwa, ambapo ni suala la kweli kudumisha shirika katika kampuni nzima na timu zote. Lakini pia kwa makampuni madogo, ambapo chombo hicho cha usimamizi wa biashara kinaweza kuwa chombo chenye nguvu cha kuboresha michakato ya kampuni. Hii inasababisha kuongezeka kwa ushindani na mafanikio ya kampuni kwa muda mrefu.

Labda uko katika hali ambayo kampuni yako tayari inatumia baadhi ya zana... moja kwa ankara, moja kwa ajili ya mawasiliano, unadhibiti mtiririko wa pesa katika Excel, katika Excel nyingine unayo orodha ya wateja, kalenda, taarifa na nyingine kwenye karatasi. . Ikiwa suluhu hili linaonekana kukusumbua kidogo, basi tafuta mfumo mpana zaidi unaoshughulikia mahitaji yako mengi ya usimamizi wa biashara katika sehemu moja.

Sababu kuu kwa nini hata kampuni ndogo zinapaswa kutekeleza mfumo wa usimamizi wa kampuni:

1. Kuboresha ufanisi na tija: Ufanisi mfumo wa habari wa biashara huwezesha otomatiki ya michakato, kupunguza makosa wakati wa kuingiza data kwa mikono au kunakili na kuokoa muda muhimu. Hii inasababisha kuboresha ufanisi na tija ya wafanyakazi na kuongeza utendaji wa kampuni.
2. Usimamizi bora wa wakati: Mfumo wa usimamizi wa biashara hurahisisha kupanga na kupanga wakati, kazi na miradi, kuruhusu wafanyikazi kuzingatia zaidi kazi zao na kupunguza mafadhaiko.
3. Kushiriki na usimamizi wa habari kwa ufanisi zaidi: Mfumo wa taarifa za usimamizi husaidia katika kudhibiti data na taarifa na kuwezesha upatikanaji na ushirikishwaji bora wa data kati ya idara mbalimbali na wafanyakazi. Hii inasababisha ushirikiano ulioboreshwa kati ya wafanyakazi, pamoja na kuwa una hati zote muhimu katika sehemu moja na hiyo inamaanisha hakuna utafutaji tena wa kichaa kupitia karatasi.
4. Uamuzi sahihi zaidi na wa haraka zaidi: Mfumo wa usimamizi wa kampuni hutoa habari ya wakati halisi juu ya hali ya miradi na shughuli za kampuni, kuwezesha kufanya maamuzi haraka na kwa ufahamu bora.
5. Kupunguza gharama:Mfumo wa taarifa kwa biashara ndogo ndogo huwezesha kupanga na kudhibiti vyema mapato na gharama na husaidia kutambua maeneo ambayo gharama zinaweza kupunguzwa.
   

Ni kazi gani za kutafuta katika mfumo wa usimamizi wa kampuni?

Otomatiki

Mfumo wa usimamizi wa biashara unapaswa kuruhusu uwekaji otomatiki wa michakato inayojirudiarudia au shughuli za moja kwa moja ili kupunguza makosa na kupoteza muda kwa kazi zinazojirudia. Automation inaweza ni pamoja na, kwa mfano, ankara zinazojirudia, vikumbusho vya malipo, kutuma barua pepe kiotomatiki, kutengeneza ripoti au kuunda kazi au miradi kutoka kwa violezo. Kwa njia hii, mzigo kwa wafanyakazi unaweza kupunguzwa, makosa yanaweza kupunguzwa na ufanisi wa kazi unaweza kuboreshwa.

Hifadhi ya data ya wingu

Matumizi ya hifadhi ya data ya wingu inaweza kuwezesha kushiriki data kwa urahisi na salama ndani ya kampuni, kila kitu kiko wazi katika sehemu moja. Pia inaruhusu ufikiaji wa data kutoka mahali popote na wakati wowote, ambayo huongeza ufanisi wa kazi na kuwezesha ubadilishanaji wa haraka wa habari. Hifadhi ya data ya wingu pia itathaminiwa na makampuni yote ambapo wanachama wa timu hufanya kazi kutoka ofisi ya nyumbani, kwa mfano. 

Usimamizi wa kazi

Programu ya usimamizi wa biashara inapaswa kuruhusu ufuatiliaji na usimamizi rahisi wa kazi na makataa yao. Hii inaweza kujumuisha, kwa mfano, kuratibu na kugawa kazi, kufuatilia hali ya kukamilika kwa kazi, na kukukumbusha kazi zinazosubiri. Shukrani kwa hili, wanachama wa timu wanaweza kusambaza kazi kwa ufanisi zaidi, kufuatilia mzigo wao wa kazi na kukamilisha kazi zote walizopewa kwa wakati.

Usimamizi wa mradi

Mfumo wa usimamizi wa kampuni unapaswa kuwezesha usimamizi mzuri wa mradi, ikijumuisha kupanga, uratibu na ufuatiliaji wa maendeleo ya mradi. Hii inajumuisha, kwa mfano, kupanga bajeti, ufanisi na faida ya miradi. Mfumo kama huo huruhusu kampuni kusimamia vyema miradi yake na kufikia matokeo bora na faida.

Kwa hakika, zana iliyochaguliwa inapaswa kutoa chaguo nyingi kwa uwakilishi wa michoro wa miradi, kama vile bodi za Kanban, chati za Gantt au muhtasari wa jedwali kwa taswira ya wazi ya miradi, bajeti, ugawaji wa kazi, hali na maendeleo.

CRM

Programu ya biashara inapaswa pia kujumuisha zana za usimamizi wa uhusiano wa mteja (CRM). Hii huwezesha kampuni kuwasiliana kwa ufanisi zaidi na wateja na kusimamia vyema mahitaji yao. 

Ikiwa mfumo unakuruhusu kuoanisha CRM na michakato mingine, kama vile usimamizi wa mradi, ankara, usimamizi wa mkataba au upangaji wa mtiririko wa pesa, ndani ya jukwaa moja la usimamizi wa biashara, unaweza kuona wateja wako kwa mtazamo wa 360°.

Usimamizi wa mzigo wa kazi wa wafanyikazi

Kazi ya usimamizi wa mzigo wa kazi itakusaidia kusambaza kazi kwa ufanisi zaidi kati ya washiriki wa timu binafsi na hivyo kufikia mzigo wao bora wa kazi. Mfumo wa habari wa kampuni unapaswa kuwezesha kupanga wakati na kazi kwa njia ambayo inasambazwa kwa haki na kwamba wafanyikazi wanabebeshwa vya kutosha kulingana na uwezo wao na utendaji wa kazi. Wakati huo huo, inapaswa kuwa mfumo una uwezo wa kufuatilia mzigo na, ikiwa ni lazima, toa suluhisho linalofaa, kwa mfano kwa kusambaza tena kazi au kuongeza idadi ya wafanyikazi katika timu iliyotolewa. Ni itawezesha kuongezeka kwa tija na kuridhika kwa wafanyikazi, ambayo inachangia mafanikio ya muda mrefu ya kampuni.

Vidokezo vya kuchagua programu bora kwa biashara ndogo ndogo

Wakati wa kuchagua programu ya biashara ndogo, ni muhimu kutambua mahitaji yako na kuzingatia bajeti yako.

Pia zingatia urahisi wa utekelezaji na matumizi ya programu, uwezo wa kuunganishwa na mifumo na programu nyingine, programu ya simu ya mkononi, na utata wa vipengele.

1. Tambua mahitaji yako:

Kabla ya kuanza kutafuta programu sahihi, zingatia vipengele na vipengele unavyohitaji ili kudhibiti biashara yako.

Kumbuka kwamba baadhi ya programu hutoa vipengele maalum kwa sekta fulani, wakati nyingine ni za ulimwengu wote na zinaweza kubadilishwa kulingana na mahitaji ya sekta tofauti.

2. Urahisi wa usakinishaji na matumizi ya programu:

Fikiria jinsi unavyoweza kutekeleza kwa haraka programu mpya katika biashara yako na jinsi ilivyo rahisi kutumia.

Kupata programu iliyo na kiolesura angavu na usanidi rahisi kunaweza kuokoa muda na kupunguza mafunzo ya mfanyakazi. Kimsingi, programu ina mafunzo ya mtandaoni na video za mafunzo zinazopatikana ili kukusaidia na mafunzo, au inatoa mashauriano ambapo unaweza kushauriana juu ya utekelezaji wa mfumo katika kampuni yako.

3. Suluhu zenye utendaji wa usimamizi wa fedha:

Suluhisho la juu zaidi la programu lenye utendaji wa usimamizi wa fedha linaweza kusaidia biashara ndogo ndogo kufuatilia na kudhibiti shughuli za kifedha. Hii itakupa muhtasari wa mapato na matumizi katika wakati uliopo na katika siku za usoni au utimilifu wa bajeti. Unaweza kutabiri maendeleo ya mtiririko wa fedha kwa miezi ijayo, faida ya miradi na pointi dhaifu ambapo fedha zinavuja bila ya lazima katika kampuni.

4. Uwezekano wa kuunganishwa na mifumo na programu nyingine:

Fikiria ni programu gani nyingine unayotumia na kama programu mpya inaoana na inaweza kuunganishwa kwa urahisi na mifumo mingine. Kwa hivyo, kiolesura kinachoweza kufikiwa (API) ni muhimu. Tengeneza pia ni jukwaa maarufu la ujumuishaji, ambalo huwezesha ujumuishaji wa hali ya juu na otomatiki.

Kutafuta programu iliyo na vipengele vya kuagiza na kuhamisha data kunaweza kurahisisha kazi yako na kupunguza uwekaji wa data mwenyewe.

5. Zingatia bajeti yako:

Wakati wa kuchagua programu, fikiria bajeti yako na ujaribu kutafuta suluhisho ambalo linakidhi mahitaji yako na linaweza kumudu biashara yako.

Kuwa mwangalifu unapolinganisha nukuu na uzingatie ikiwa vipengele vya ziada vinafaa bei ya juu. Toleo la bure la majaribio linapaswa kuwa suala la kweli.

6. Programu ya rununu inajumuisha:

Upatikanaji wa toleo la simu la mfumo wa usimamizi wa biashara hukuruhusu wewe na wafanyakazi wako kuendelea kushikamana na kuitikia popote ulipo, bila kujali eneo na vifaa vya sasa. Hili ni muhimu hasa linapokuja suala la kusimamia timu na shughuli za mseto na za mbali.

Kumbuka kwamba programu ya simu inapaswa kuwa rahisi kutumia na inapatikana kwenye mifumo tofauti ya uendeshaji.

7. Majukumu ya kina ya kuripoti:

Suluhisho la programu lenye vipengele vya kina vya kuripoti linaweza kusaidia biashara ndogo ndogo kufuatilia na kuchanganua utendaji wa biashara yako, kufuatilia ufanisi wa shughuli zako, miradi na kampeni ili uweze kujibu kwa urahisi hali zinazojitokeza.

Kimsingi, wewe kampuni programu itatoa maarifa muhimu katika utendaji wako wa kifedha, maendeleo ya miradi na kazi, uwezo na matumizi ya wafanyakazi na mengi zaidi. Kwa kuongeza, suluhisho la juu linakuwezesha kuunda ripoti zako za picha na kuweka vigezo mbalimbali vya kukusanya na kupanga data.

8. Kazi ya mawasiliano ya vipengele:

Kutafuta programu yenye vipengele vya mawasiliano kama vile zana za gumzo au kushiriki faili kunaweza kusaidia biashara kudhibiti mawasiliano ya ndani kwa ufanisi.

Pia, kutafuta programu ambayo inaweza kuunganishwa na zana zingine za mawasiliano kama vile kupiga simu za video kunaweza kusaidia kwa ushirikiano rahisi wa timu.

Je, umechaguliwa tayari?

Kama wamiliki wa biashara ndogo, tuna mengi ya kushughulika nayo na mara nyingi si rahisi kuunganisha kila kitu. Suluhisho sahihi la programu kwa ajili ya kusimamia biashara yako linaweza kukupa faida kubwa zaidi ya ushindani wako. Utapata muhtasari wa ghafla - wa maagizo na kazi na tarehe zao za mwisho, wateja na mawasiliano nao, mtiririko wa pesa na mzigo wa kazi wa washiriki wa timu binafsi. Utaokoa muda mwingi unaotumika kwa kazi zinazorudiwa na thamani ya chini iliyoongezwa. Badala yake, unaweza kuelekeza nguvu zako kwenye uvumbuzi na masuluhisho ambayo yanasonga mbele biashara yako.

Mwandishi: Caflou - Yote katika mfumo mmoja wa usimamizi kwa makampuni madogo na ya kati

Caflou itakusaidia kusimamia vyema kampuni nzima na fedha zake. Itawawezesha kufuatilia mtiririko wa fedha na kutabiri maendeleo yake ya baadaye. Utaondoa kazi ya kawaida, kupunguza kiwango cha makosa, kuboresha kazi ya pamoja na kuongeza utendaji wa kampuni. Wote katika sehemu moja. Kutoka popote na kwa bei nafuu.